MANUAL DE ACTUALIZACIÓN PARA GOLDMINE 5 Manual de Actualización de GoldMine 5.0 2 Manual de actualización de GoldMine 5.0 1. Novedades de GoldMine 5 Integración completa con Microsoft Outlook Ahora GoldMine trabaja conjuntamente con Microsoft Outlook en las versiones 97, 98 y 2000. De esta manera, usted podrá gestionar mensajes E-Mail desde la bandeja de entrada de Outlook y sincronizar tanto los Mensajes E-Mail como las actividades de calendario (Citas, Llamadas, Tareas, etc.) Centro de Gestión de Documentos Esta nueva opción permitirá simplificar el proceso de envío de documentos comerciales e información de producto. Podrá realizar envíos de literatura a una persona en concreto o a un grupo de contactos con la portada correspondiente o cualquier otra información. Podrá llevar un control de los documentos que han sido enviados, que ha sido impreso y que está a punto de enviarse. Envío de Información Centralizado Toda la gestión de documentos, incluyendo cartas, informes, faxes, sobres, etiquetas y plantillas E-Mail se hace desde un sitio único. El manejo de documentos es muy sencillo gracias al Arbol de Documentos y a las ayudas incluidas en la Fusión de Múltiples Documentos. Puede incluso previsualizar su correspondencia antes de imprimirla o enviarla para asegurar la precisión y minimizar el tiempo de pruebas. Nuevo Centro E-Mail El nuevo Centro E-Mail le permite enviar y recibir mensajes desde GoldMine y enlazar automáticamente esos mensajes a los registros de contacto. Además, ahora se pueden establecer Reglas E-Mail (p.e. Auto-respuesta "Estoy de Vacaciones"), capacidades de búsqueda mejoradas, un nuevo editor E-mail, soporte para códigos de fusión y además la creación de plantillas E-Mail para mensajes usados frecuentemente o mailings masivos. "Enviar a MS Word / Excel" Imprima toda la información de GoldMine sin tener que crear ningún informe, enviándola directamente a MS Word o MS Excel. Imprima lista de actividades, llamadas, previsiones de ventas, historial, etc. También puede copiar información principal del contacto al portapapeles de Windows para ser usado por otra aplicación sin el tedioso proceso cortar/copiar/pegar. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 3 1.1 La barra del Menú Principal: La barra del menú principal le ofrece otras posibilidades para Planificar y Contactar directamente. Se compone de: Archivo, Editar, Ver, Buscar, Contactar, Planificar, Completar, Herramientas, Ventana, Ayuda. Puede configurar su menú principal en el menú con Editar/Preferencias, pestaña Otras y seleccionando "Utilizar formato del menú de la versión 4.0". 1.2 Lookup /F2: El Lookup está configurado para que vea el menú directamente seleccionando el campo y apretando la flecha que aparece a la derecha del campo, un menú se despliega en el cual podrá elegir entre todas las entradas predefenidas del lookup. Para entrar nuevos valores de un campo en la ventana F2/Lookup, podemos utilizar el signo porcentaje, % al final del nombre para aparezca dos veces, el punto coma ; da la posibilidad de elegir más de una opción y también las dos barras // nos permiten añadir comentarios que no aparecen en el registro sino en la ventana F2. Importación de entradas en F2: Tiene la posibilidad de importar los datos de ventana F2, Lookup de un campo al otro mediante Configurar/ Importar entradas de otro campo especificando la fuente del Lookup en la ventana de la configuración de los campos F2. Acceso vía "Configurar" de la ventana de entradas de campos F2 y seleccionando "Importar entradas de otro campo" en la ventana de "Configurar" de la ventana de la "Lista de selección" F2. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 4 Opción de Auto-Llenado: Se puede auto-llenar los campos F2 vía "Configurar" de la ventana F2 y seleccionando "Auto-Llenado". GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 5 Opción la Primera Mayúscula: También se puede seleccionar la opción de poner automáticamente la primera letra en mayúscula en esta misma ventana de "Configurar" del F2, seleccionando "Primera Mayúscula". 1.3 Recursos en Línea: En Ayuda del menú principal, tiene las herramientas necesarias a la buena utilización de GoldMine 5.0. Además de Temas de Ayuda... y Como... tiene un Tutoríal..., Notas de la Revisión..., un acceso directos a la web de GoldMine con Web de GoldMine..., Noticias de GoldMine... y Net-Update... que le permite actualizar su GoldMine directamente vía Internet con un acceso que debe ser previamente configurado con el proveedor. 1.4 Contactos: La ventana "Añadir Nuevo Registro" en "Archivo/ Nuevo Registro..." le ofrece la posibilidad de añadir un nuevo campo: la dirección del sitio web de la empresa. Puede también comprobar si tiene duplicados de contactos, empresas, teléfonos o E-mail. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 6 1.5 Centro de Gestión de Documentos: Este Centro de Gestión de Documentos es asequible desde la Barra del Menú principal en Contactar/Escribir/Configurar Plantillas... o Contactar/Crear E-Mail/Configurar Plantillas... y le permite configurar todas sus plantillas de Word, Excel, Hojas de cálculo, Cartas/Memos/Fax, Sobres y Etiquetas. Por defecto el programa le ofrece plantillas de correspondencia de cada día, visualización de mails y de previsualización de plantillas en formato rtf y guías paso a paso para hacer mailing, fax múltiples, imprimir y mensajería todo esto presentado por una barra de utilización fácil y un árbol de organización con la lista de todas las categorías de Plantillas de Cartas/Memos/Faxes/Mails, etc... 1.6 Centro de Gestión de Literatura: GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 7 El Centro de Gestión de Literatura presenta también una barra de menú para su utilización fácil y un árbol de organización con la lista de Literatura y categorías de Peticiones de Literatura, Documentos en Cola e Impresos de marketing, Ventas clasificados por fecha. Se puede planificar una Petición de Literatura de marketing y ventas vía Planificar/Envío Literatura. 1.7 Agentes del Servidor: Se accede al Centro de Administración de los Agentes por Herramientas/Agentes del Servidor/Administrar Agentes... Los Agentes del Servidor incluyen los Agentes del Servidor que administran en fondo las tareas de imprimir, fax, los procesos automáticos, los envíos/recuperaciones de mails, las sincronizaciones con Outlook Sync y Goldsync. 1.8 Claves de acceso por los comandos principales de los menús locales: Los menús locales se obtienen mediante la selección de una información y apretando en el botón derecho del ratón, aparece el menú local donde puede ver loas comandos siguientes: · "Salida a" es válida en los menús locales de las informaciones contenidas en todas las pestañas, en la pantalla del Registro, en la Lista de las Actividades, en la ventana del F2 Lookup, en la lista de los Contactos de la ventana Buscar y otras listas en que puede tener este menú local con "Salida a" que envía la información directamente a la impresora o para copiarla hacía Word, Excel, Portapapeles de Windows. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 8 · "Buscar ..." El menú local ofrece también la posibilidad de "Buscar..." en todas las informaciones contenidas en las pestañas, los registros del contacto principal, la Lista de Actividades, todas las ventanas de F2 Lookup, la Lista de Contactos y muchas otras vistas de Listas. Se puede acceder directamente a "Buscar..." con la tecla F3. · "Opciones": Se accede a "Opciones" vía el menú local apretando el botón derecho del ratón y seleccionando "Opciones/Filtros..." en las pestañas de Pendiente, Historial en la pantalla del registro del contacto principal, o en cualquiera pestaña de Lista de Actividades. Son las Opciones para Filtrar la información de las actividades en Historial por Usuario, por el tipo de actividad y el rango de fecha. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 9 Se puede configurar la pestaña Ficha del registro de contacto, vía la pestaña Ficha con el botón derecho del ratón eligiendo en el menú local que se despliega, "Diseño Pantalla..." (derechos supervisor requeridos). · Puede organizar todas las pestañas abajo de la ventana del registro de contacto, vía Editar/Preferencias... pestaña "Registro" y el botón "Pestañas." · Tiene nuevos menús locales en cada Nombre de Campo del registro de contacto o en las pestañas que se obtienen apretando el botón derecho del ratón. Con éste puede hacer una búsqueda por el Nombre de Campo o Ordenar por el Campo. GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 10 · Opciones "Copiar Detalles Contacto...": para copiar varias informaciones del registro de contacto al portapapeles de Windows, acceso vía Editar/Copiar Detalles Contacto... 1.9 Modificar los registros · · Podemos deshacer una modificación hecha en un registro seleccionando el campo cambiado y apretando Ctrl-Z. Se puede cambiar la presentación de cada campo del registro de contacto, apretando la tecla Ctrl y al mismo tiempo hacer doble clic con el ratón sobre la ventana del registro. Opciones para activar la alarma por los contactos seleccionados. · GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 11 Acceso vía Editar/Propiedades Registro... pestaña Alertas. Se puede ver todas las alarmas pendientes con Ver/Lista de Actividades pestaña Avisado. La Lista de Actividades o F6 · En las pestañas de la Lista de Actividades... tiene las pestañas nuevas de Eventos y Otras que muestran todos los eventos y otras acciones pendientes. En el menú, tiene acceso vía Ver/Lista de Actividades pestaña "Otras" y "Eventos". · · En la Lista de Actividades tiene ahora todo en el mismo menú local, en Opciones. Los menús locales de la Lista de Actividades incluyen reorganizaciones y adiciones GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 12 · Calendario: Todas las opciones vienen en el mismo menú local, en la misma pantalla, se puede también planificar varias llamadas, acciones con usuario diferente y color diferente, así podrá ver diferentes acciones planificadas por varios usuarios, en la vista del Día, Semana o Plan. Tiene la opción de configurar el formato de hora de 24H vía Editar/Preferencias pestaña Otras. Se puede planificar una llamada, una acción a un grupo o un filtro directamente en Planificar... /Llamada pestaña Planificar Grupo. Ahora se puede planificar todas las reuniones, llamadas directamente desde el calendario gracias al menú local donde podemos elegir la planificación que queremos, GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 13 haciendo botón derecho del ratón para desplegar el menú y Planificar o directamente desde la pestaña Pendiente gracias al menú local: · Seguridad y Gestión de usuarios en GoldMine: Al nivel de la seguridad, GoldMine 5.0 ofrece la posibilidad de restringir el acceso a otras informaciones por Grupos como se puede hacer por Usuario vía Archivo/Configurar/Archivos de Usuarios... botón Propiedades pestaña Acceso. · · Aptitud para reactivar la descarga en el mismo lugar donde la conexión había fallado (la descarga parcial de gm5setup debe tener más de 64k). El InfoCenter: GoldMine 5.0 ­ Manual de Actualización ­ © 2000. SAI S.L. Manual de Actualización de GoldMine 5.0 14 La nueva Barra de Botones del InfoCenter le ayudará a usarle. Se accede al InfoCenter vía Ver/ InfoCenter... del Menú Principal. El método de creación de Libro de InfoCenter, de Carpeta y de página de tópico ha cambiado gracias a la nueva Barra de Botones. A partir de una entrada en la Base de Personal del InfoCenter ahora se puede compartir esta Base Personal moviéndola en la Base de Conocimiento del InfoCenter para que pueda ser asequible a todos. Le saldrá la caja de diálogo siguiente: Para mover un libro o una carpeta o una hoja de la Base de Personal a la Base de Conocimiento, tiene que decir Sí. El nuevo InfoCenter le permite también generar automáticamente contenidos en listas en orden alfanumérico, con el nombre del tópico entre las líneas de las entradas, por nudo de cualquier libro o carpeta. Se puede hacer desde cualquier entrada de Base Personal del InfoCenter una Tabla de Conten ...