FileMaker Pro 8 ® Guida per l'utente © 1995-2005 FileMaker, Inc. Tutti i diritti riservati. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker è un marchio di FileMaker, Inc., registrato negli Stati Uniti e in altri Paesi. ScriptMaker e il logo della cartella di file sono marchi di FileMaker, Inc. La documentazione di FileMaker è protetta da copyright. Non è permesso fare copie o distribuire questa documentazione senza previa autorizzazione scritta di FileMaker. È possibile utilizzare la presente documentazione soltanto unitamente a una copia del software FileMaker concessa in licenza. Tutti i nomi di persone e di società citati negli esempi sono fittizi. Qualsiasi riferimento a persone e società esistenti è puramente casuale. Gli autori sono elencati nel documento Riconoscimenti fornito insieme con questo software. Per ulteriori informazioni visitare il sito Web all'indirizzo www.filemaker.com. Edizione: 01 Sommario Prefazione Introduzione di FileMaker Pro Utilizzo di questo manuale Utilizzo della documentazione di FileMaker Pro Dove reperire la documentazione PDF Guida in linea Modelli, esempi e ulteriori informazioni Lettura consigliata Presentazione di FileMaker Pro Creazione di database semplici o complessi Utilizzo di formati per la visualizzazione, l'inserimento e la stampa di dati Ricerca, ordinamento e sostituzione dei dati Protezione dei database con account e set di privilegi Creazione di script per automatizzare le operazioni Condivisione e scambio dei dati Salvataggio e invio dei dati in altri formati Nuove funzioni Funzioni di condivisione delle informazioni Miglioramenti di utilizzo Garanzia sulla precisione dei dati Funzioni e istruzioni di script 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 11 11 11 12 12 12 12 13 Informazioni sui modi Visualizzazione dei record Visualizzazione di record nel formato tabella Selezione del record attivo Spostamento da un record all'altro Aggiunta e duplicazione di record Aggiunta e duplicazione di record correlati Eliminazione di record Inserimento dati Selezione di un campo Immissione e modifica di dati nei campi Ricerca di record Impostazione di una richiesta di ricerca Esecuzione di ricerche rapide in base ai dati di un campo Ricerca di testo e caratteri Ricerca di numeri, date, ore e indicatori data e ora Ricerca di intervalli di informazioni Ricerca di dati nei campi correlati Ricerca di campi vuoti e non vuoti Ricerca di valori duplicati Ricerca di record corrispondenti a più criteri Ricerca di tutti i record ad eccezione di quelli corrispondenti ai criteri Eliminazione e ritorno alle richieste Visualizzazione, ripetizione o modifica dell'ultima ricerca Nascondere i record da un gruppo trovato e visualizzare i record nascosti Ricerca e sostituzione dei dati 19 20 21 21 22 23 23 24 24 24 25 26 26 27 27 29 30 31 32 32 32 33 34 34 35 35 Capitolo 1 Utilizzo dei database Informazioni sui campi e sui record dei database Apertura di file Apertura di più finestre per file Chiusura di finestre e file Salvataggio di file Quando FileMaker Pro salva un file 15 15 16 17 18 18 19 4 Guida per l'utente di FileMaker Pro Ordinamento di record Anteprima e stampa di database Anteprima dei dati su un formato Stampa dei record Stampa degli script Stampa di informazioni delle tabelle e dei campi Stampa del grafico delle relazioni Automatizzazione delle operazioni con gli script Backup di file di database Impostazione delle preferenze 36 37 38 38 39 40 40 40 40 41 Capitolo 2 Creazione di database Pianificazione di un database Creazione di un file di FileMaker Pro Definizione dei campi di database Denominazione dei campi Scelta del tipo di campo Definizione dei campi Testo, Numero, Data, Ora, Indicatore data e ora o Contenitore Definizione dei campi Calcolo Definizione dei campi Riassunto Impostazione delle opzioni per i campi Definizione dell'immissione automatica dei dati Definizione della convalida dei campi Opzioni di memorizzazione e indicizzazione Definizione delle tabelle del database Creazione di formati e resoconti Tipi di formato Impostazione di un formato per stampare i record in colonne Utilizzo degli oggetti in un formato Selezione degli oggetti Utilizzo di oggetti in un formato Posizionamento e rimozione di campi da un formato Configurazione dei gruppi di caselle di controllo e di altri comandi in un formato Scelta della posizione dei campi correlati Fusione dei campi Formattazione dei dati dei campi in un formato Consentire o impedire l'immissione nei campi Utilizzo delle sezioni di un formato Tipi di sezione del formato 64 65 65 66 67 69 69 69 73 73 74 43 43 46 47 48 48 50 51 52 55 55 56 57 58 58 60 63 Capitolo 3 Uso delle tabelle e dei file correlati Relazioni Terminologia dei database relazionali Grafico delle relazioni Campi di confronto delle relazioni Tipi di relazioni Pianificazione di un database relazionale Lavorare con il grafico delle relazioni Creazione di relazioni Modifica delle relazioni Riepilogo dei dati nei portali Riferimenti Creazione di riferimenti Modifica dei riferimenti 77 77 79 80 80 81 85 85 85 86 88 88 88 89 | Capitolo 4 Condivisione e scambio dei dati Condivisione in rete dei database Abilitazione della condivisione dei file e dell'hosting dei file Apertura di file condivisi da parte dei client Apertura remota di database condivisi tramite URL Chiusura di un file condiviso Importazione ed esportazione dei dati Salvataggio e invio dei dati in altri formati Invio di messaggi di posta elettronica basati sui dati del record Formati di file supportati per l'importazione/ esportazione ODBC e JDBC Metodi per importare dati in un file esistente Aggiunta di record Aggiornamento di record esistenti Aggiornamento dei record corrispondenti Processo di importazione Conversione di un file di dati in un nuovo file di FileMaker Pro Processo di esportazione Pubblicazione dei database sul Web Sommario 5 91 91 92 93 94 94 94 94 95 95 95 95 95 96 96 97 97 98 99 Creazione di account e set di privilegi Visualizzazione di account e set di privilegi Creazione di account Creazione di account che eseguono l'autenticazione attraverso un server esterno Creazione di set di privilegi Abilitazione dell'accesso a livello di record Visualizzazione dei privilegi estesi 106 106 107 108 109 109 109 Capitolo 6 Conversione di database FileMaker da versioni precedenti Conversione di file FileMaker Pro 6 di versioni precedenti Descrizione del processo di conversione Conversione di un solo file Conversione simultanea di più file Verifica del file Conversion.log Risoluzione dei principali problemi di conversione Conversione dei database di FileMaker Pro 1.x e 2.x Principali problemi di conversione Password Conservazione delle informazioni sui dizionari dell'utente Opzioni di configurazione salvate nell'istruzione di script Impostazioni di stampa (Windows) Commutazione delle finestre negli script Richieste di ricerca e funzioni booleane Riferimenti al file 111 111 112 112 113 116 116 117 117 117 117 118 118 118 119 121 Capitolo 5 Protezione dei database con account e set di privilegi Protezione dei database Account, set di privilegi e privilegi estesi Account predefiniti Set di privilegi predefiniti Pianificazione della sicurezza di un file Protezione di un file mediante password 101 101 102 103 104 105 105 Indice 6 Guida per l'utente di FileMaker Pro Prefazione Introduzione di FileMaker Pro FileMaker® Pro è il software database leader per i gruppi di lavoro, esso consente di creare e condividere rapidamente soluzioni personalizzate in base alle esigenze professionali. Grazie alle potenti funzionalità, alla vasta gamma di piattaforme supportate e all'interfaccia facile da utilizzare, FileMaker Pro è lo strumento indispensabile per gestire risorse umane, progetti e informazioni. 1 Personalizzazione delle soluzioni pronte per l'uso: Descrive come personalizzare i file di modello del database allegato in base alle proprie esigenze 1 Installazione dei driver client ODBC e JDBC FileMaker: spiega come installare i driver necessari per accedere all'origine dati FileMaker via ODBC e JDBC 1 Guida per gli sviluppatori JDBC e ODBC FileMaker: spiega come condividere dati Filemaker con altre applicazioni, usando ODBC e JDBC Utilizzo di questo manuale Questa Guida per l'utente contiene un'introduzione alle funzionalità di FileMaker Pro e fornisce istruzioni passo-passo sui più comuni compiti di FileMaker Pro. Per informazioni dettagliate sulle caratteristiche più avanzate del prodotto, fare riferimento alla Guida di FileMaker Pro. Dove reperire la documentazione PDF La maggior parte dei manuali PDF si trovano nella cartella dove è stato installato FileMaker Pro. Se FileMaker Pro è stato installato nella posizione della cartella di default, qui si troveranno anche i manuali PDF: Windows: C:\Programmi\FileMaker\FileMaker Pro 8\Italiano Extra\Documentazione elettronica Mac OS: Macintosh HD/Applicazioni/FileMaker Pro 8/Italiano Extra/Documentazione elettronica I manuali in formato PDF per ODBC e JDBC si trovano sul CD FileMaker Pro nella cartella /xDBC/Documentazione elettronica. Per visualizzare i file PDF, è necessario ricorrere ad un lettore PDF. In Mac OS X si può utilizzare l'applicazione Anteprima integrata o Adobe® Reader®. Gli utenti di Windows devono utilizzare Adobe Reader. Se non si dispone di Adobe Reader, lo si può scaricare dal sito www.adobe.com. Importante È possibile scaricare la documentazione di FileMaker (ed eventuali aggiornamenti) in formato PDF facendo clic sul menu Guida > File da scaricare e aggiornamenti. Utilizzo della documentazione di FileMaker Pro La documentazione di FileMaker Pro fornisce un percorso d'apprendimento per migliorare la produttività, istruzioni di installazione, una Guida in linea e molto altro. Sono inclusi i seguenti manuali: 1 1 1 Guida per l'Utente di FileMaker Pro (questo manuale): contiene concetti chiave e le procedure fondamentali Guida all'installazione di FileMaker Pro e FileMaker Pro Advanced: contiene le istruzioni per l'installazione Guida di Pubblicazione Web Immediata di FileMaker: descrive come rendere accessibili i database di FileMaker Pro a utenti del browser web mediante intranet o Internet 8 Guida per l'utente di FileMaker Pro Guida in linea La Guida FileMaker Pro fornisce istruzioni esaustive passo dopo passo sulle funzionalità di FileMaker Pro. È possibile aprire la Guida dal menu Guida in FileMaker Pro. Ci sono tre vie per accedere alla Guida: Lettura consigliata Di seguito vengono forniti alcuni suggerimenti per l'utilizzo della documentazione da usare per apprendere come effettuare compiti specifici in FileMaker Pro. Tipo di utente Persona che immette dati Lettura consigliata Capitolo 1, "Utilizzo dei database," in questa guida 1 1 1 Consultare il Sommario per disporre gli argomenti per oggetto. Cercare gli argomenti particolari inserendo le parole chiave. Per ottenere informazioni sulla finestra di dialogo visualizzata correntemente premere F1 (Windows) o 2 -? (Mac OS). Modelli, esempi e ulteriori informazioni FileMaker Pro comprende modelli di database (soluzioni pronte per l'uso) che possono essere utilizzati per incominciare subito a lavorare. Quando si inizia a creare un database, bisogna controllare la lista dei modelli per cercarne uno disponibile adatto alle proprie esigenze. La cartella Italiano Extra contiene riferimenti ed esempi per le funzionalità specifiche quali il supporto XML. Si possono trovare ulteriori informazioni, consigli e idee per i database nel sito web di FileMaker www.filemaker.it. Proprietario di una Capitolo 2, "Creazione di database," in questa guida. piccola azienda Quando si aggiungono funzioni al database, vedere la oppure docente che Guida crea un database per incominciare e lo migliora poi con il tempo Amministratore del database Questa guida La Guida, per informazioni su argomenti avanzati Guida di Pubblicazione Web Immediata di FileMaker Nuovo utente FileMaker Pro Guida all'installazione di FileMaker Pro e FileMaker Pro Advanced Questa guida Utente che compie un aggiornamento da una precedente versione Guida all'installazione di FileMaker Pro e FileMaker Pro Advanced Capitolo 6, "Conversione di database FileMaker da versioni precedenti" in questa guida Guida Nota Se il database è stato sviluppato usando FileMaker Pro Advanced, possono essere visualizzati menu personalizzati o descrizioni dei comandi per oggetti del formato. Per una panoramica di queste funzioni consultare la Guida. Prefazione | Introduzione di FileMaker Pro 9 Presentazione di FileMaker Pro Presentazione delle capacità di FileMaker Pro. Utilizzo di formati per la visualizzazione, l'inserimento e la stampa di dati I formati di FileMaker Pro determinano l'organizzazione delle informazioni per visualizzare, stampare ed eseguire resoconti, ricercare e inserire dati. I formati non memorizzano i dati, semplicemente li visualizzano. I file di database possono avere numerosi formati diversi che visualizzano i dati in molti modi. All'interno di un file di database è possibile definire i formati separati per l'immissione dei dati, i resoconti riassuntivi, la stampa di etichette o la pubblicazione di database sul web, e così via. È possibile modificare la struttura di un formato senza produrre alcun effetto sui dati o sugli altri formati relativi al file. Quando si modificano i dati di un campo, le modifiche vengono riprodotte nello stesso campo in tutti i formati del database. In un formato, è possibile selezionare, organizzare e modificare i campi e le etichette dei campi, creare resoconti, aggiungere i pulsanti per avviare script, aggiungere grafici e testi e specificare le opzioni di stampa. Creazione di database semplici o complessi Con FileMaker Pro è possibile creare database semplici che consistono solo di una tabella, ad esempio una lista indirizzi, oppure creare un database complesso con più tabelle di relazioni e di database. Ad esempio, è possibile creare un database complesso che collega due tabelle in base a un solo valore comune, come un numero di serie o un numero ID. Database lista indirizzi che consiste di una tabella Database che consiste di più tabelle con un portale per la visualizzazione dei record da una tabella correlata È possibile organizzare i database come una sola tabella in un solo file, come più tabelle in un solo file, o come più tabelle in più file. FileMaker Pro fornisce modelli di database progettati per lavoro, istruzione e scopi personali. I modelli possono essere personalizzati rapidamente in base alle proprie necessità. Per ulteriori informazioni sulla creazione di database, vedere capitolo 2, "Creazione di database." L'assistente Nuovo formato/resoconto permette di creare sei tipi di formati e una visualizzazione, che possono essere utilizzati per vari scopi, quali la visualizzazione di una schermata per l'immissione di dati, la stampa di etichette postali o di un resoconto delle vendite totali. È possibile personalizzare ulteriormente ogni formato utilizzando gli strumenti di progettazione disponibili nel modo Formato scheda. 10 Guida per l'utente di FileMaker Pro Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY 10001 Gentile Sig.ra Sophie, Grazie per aver scelto la nostra società per prenotare una crociera. Stimiamo la Sua attività e siamo lieti di poterLe essere utili. Per ulteriori informazini sulle prenotazioni, La invitiamo a contattarci, saremo felici di soddisfare le Sue richieste. Distinti saluti John Lee Elenco dei numeri di telefono Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith Mario Rossi Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 È possibile disporre i dati in modo diverso con vari formati Per ulteriori informazioni sulla creazione dei formati, vedere la sezione "Creazione di formati e resoconti" a pagina 58. È possibile cercare e sostituire i dati in più campi, similmente a quanto accade quando si trovano e si sostituiscono i dati nelle applicazioni di elaborazione testi. Per ulteriori informazioni su ricerca, ordinamento, e sostituzione dei dati, vedere "Ricerca di record" a pagina 26, "Ordinamento di record" a pagina 36, e "Ricerca e sostituzione dei dati" a pagina 35. Ricerca, ordinamento e sostituzione dei dati Le funzionalità per trovare, ordinare, e sostituire i dati permettono di gestire i dati in diversi modi. È possibile ricercare record che soddisfano i criteri specificati, come per esempio record inseriti in una certa data o indirizzi di una particolare città. È possibile aprire un'altra finestra per eseguire ricerche diverse sugli stessi dati. È possibile riordinare i record per la visualizzazione o stamparli in una sequenza diversa. È possibile ordinare i campi in ordine alfabetico, numerico, per data o in modo personalizzato. Protezione dei database con account e set di privilegi È possibile limitare l'accesso e le operazioni consentite agli utenti in un file di database definendo account e set di privilegi. Gli account autenticano gli utenti che desiderano di aprire un file protetto. Ogni account comprende un nome account e (solitamente) una password. Gli utenti che non forniscono informazioni valide sull'account non possono aprire i file protetti. I set di privilegi specificano un livello di accesso al file di database. Ad ogni account è assegnato un set di privilegi che determina il livello di accesso quando qualcuno apre un file usando tale account. I privilegi estesi determinano le opzioni di condivisione dei dati consentite da un set di privilegi, come ad esempio l'apertura di un file condiviso o la visualizzazione di un database in un browser web. Per ulteriori informazioni sugli account e i set di privilegi, vedere capitolo 5, "Protezione dei database con account e set di privilegi." Prefazione | Introduzione di FileMaker Pro 11 Creazione di script per automatizzare le operazioni Gli script consentono di eseguire operazioni semplici, come impostare l'orientamento di stampa, o complesse, come impostare lettere personalizzate per ogni cliente. Ad esempio, nel database Clienti, è possibile definire uno script per creare una lettera di ringraziamenti ai clienti che hanno fatto un acquisto durante la settimana precedente. Lo script consente di comporre una lettera personalizzata per ogni cliente; al termine passa al modo Anteprima e sospende l'esecuzione in modo da consentire la visualizzazione della lettera prima della stampa. Per eseguire tutte queste operazioni basta fare clic su un pulsante in un formato. Il programma ScriptMakerTM di FileMaker Pro consente di creare script selezionando le istruzioni da una lista di FileMaker Pro, specificando le opzioni e organizzando le istruzioni in modo corretto per eseguire l'operazione. Per ulteriori informazioni sugli script, vedere "Automatizzazione delle operazioni con gli script" a pagina 40. È possibile pubblicare rapidamente e facilmente i formati di FileMaker Pro come pagine web, che permettono di accedere ai database FileMaker Pro con un browser web in un'intranet (oppure in Internet). Con un account e un set di privilegi di FileMaker Pro, è possibile rendere sicuri i database su web. Utilizzando query SQL (Structured Query Language), è possibile ottenere dati dai file di FileMaker Pro per creare grafici, generare resoconti e analizzare dati con applicazioni che supportino ODBC e JDBC. È anche possibile utilizzare FileMaker Pro come un'applicazione client di ODBC, accedendo a origini dati come Microsoft Access o database Oracle. Per ulteriori informazioni riguardo l'utilizzo, e le limitazioni di utilizzo, di ODBC e JDBC con FileMaker Pro, vedere la Guida. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e sullo scambio dei dati, vedere capitolo 4, "Condivisione e scambio dei dati." Salvataggio e invio dei dati in altri formati Con FileMaker Pro è possibile salvare i dati in diversi formati (fogli di lavoro Microsoft Excel e file Adobe PDF) in modo da poter consegnare i file ad utenti che non posseggono FileMaker Pro. Dopo il salvataggio, i file possono essere automaticamente inviati. Per ulteriori informazioni, "Salvataggio e invio dei dati in altri formati" a pagina 94. Condivisione e scambio dei dati Un vantaggio nel memorizzare i dati in FileMaker Pro è la condivisione dei dati con altri utenti. È possibile condividere i dati in rete con altri utenti di FileMaker Pro, utilizzare le capacità di pubblicazione sul web per condividere i dati nel web o usare ODBC (Open Database Connectivity) e JDBC (Java Database Connectivity) per condividere i file di FileMaker Pro con le applicazioni ODBC e JDBC compatibili. Se il computer è collegato a una rete, lo stesso file di database di FileMaker Pro può essere utilizzato da più utenti sia in Windows che in Mac OS. FileMaker Pro supporta la condivisione di un file per un massimo di cinque utenti simultanei. Nota Quando è necessario condividere i file con più di cinque utenti simultaneamente su una rete, FileMaker raccomanda l'utilizzo di FileMaker Server. 12 Guida per l'utente di FileMaker Pro Nuove funzioni Funzioni di condivisione delle informazioni Per ulteriori informazioni su questa funzione Salvataggio dei dati in formato Adobe PDF e Microsoft Excel Nuovo comando per inviare email Vedere "Salvataggio e invio dei dati in altri formati" a pagina 94 "Invio di messaggi di posta elettronica basati sui dati del record" a pagina 95 "Metodi per importare dati in un file esistente" a pagina 95 Per ulteriori informazioni su questa funzione Per impostazione predefinita i campi nel formato corrente sono elencati per primi quando si ordinano i record, si sostituiscono i contenuti del campo, si esportano i record o si inviano e-mail Modelli di database migliorati, chiamati soluzioni pronte per l'uso Miglioramento della Pubblicazione Web Immediata. Per esempio per la creazione e l'utilizzo di una propria homepage invece di quella predefinita Nuovi comandi di menu per navigare attraverso record e formati "Processo di esportazione" a pagina 98 Esecuzione di ricerche in modalità Usa utilizzando i menu di scelta rapida Vedere Guida Guida per la Personalizzazione delle soluzioni pronte per l'uso "Pubblicazione dei database sul Web" a pagina 99 Importazione dei dati da un altro file in una nuova tabella nel file corrente. Questo permette di consolidare i dati memorizzati in precedenza in database separati. Esportare i dati nel formato Excel (.xls) Guida "Esecuzione di ricerche rapide in base ai dati di un campo" a pagina 27 e "Ricerca di record corrispondenti a più criteri" a pagina 32 Guida Miglioramenti di utilizzo Per ulteriori informazioni su questa funzione Vedere Nuovi strumenti per allineare gli oggetti nel modo Formato scheda e nel grafico delle relazioni Nuovo strumento per creare e gestire i controlli "Creazione di formati e strutture a schede (pannelli a schede) sui resoconti" a pagina 58 formati La nuova finestra di dialogo Impostazione Campo/Comando rende più facile creare e modificare gruppi di caselle di controllo e altri comandi che visualizzano i dati da una lista valori Nuovo supporto rotellina di scorrimento per Windows e Mac OS Aggiunta di note di testo alle tabelle nel grafico delle relazioni Supporto per le variabili nei percorsi dei file "Configurazione dei gruppi di caselle di controllo e di altri comandi in un formato" a pagina 67 Guida "Lavorare con il grafico delle relazioni" a pagina 85 Guida Garanzia sulla precisione dei dati Per ulteriori informazioni su questa funzione Vedere Nuova capacità di completamento automatico "Immissione e modifica di dati per i campi di testo nei campi" a pagina 25 Controllo ortografico visivo Nuovo stile del calendario a discesa per immissione di dati Guida "Configurazione dei gruppi di caselle di controllo e di altri comandi in un formato" a pagina 67 Prefazione | Introduzione di FileMaker Pro 13 Funzioni e istruzioni di script Funzioni e istruzioni di script Vedere Nuova funzione per riportare un valore da uno Guida script Nuove funzioni di percorso per calcolare una posizione e un nome del file Guida Impostazione di una variabile per un valore Guida specificato in uno script o in un'espressione di calcolo Nuove funzioni Get, logiche, di testo e di formattazione testo Miglioramenti all'istruzione di script Vai al record correlato Guida Guida Esportazione di record in formato Microsoft Guida Excel utilizzando l'istruzione di script Esporta record Limitazione della selezione dell'istruzione di script Finestre alle finestre nel file corrente Nuove istruzioni di script Salva Record come Excel e Salva Record come PDF Guida Guida Invio di messaggi e-mail singoli e multipli con Guida l'istruzione di script Invia Posta 14 Guida per l'utente di FileMaker Pro Capitolo 1 Utilizzo dei database Questo capitolo fornisce le nozioni basilari riguardo a: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 aprire, chiudere e salvare i file creare record in un database aggiungere e modificare dati nei campi cercare i record utilizzando criteri diversi omettere record dal gruppo trovato cercare e sostituire dei dati ordinare i dati Un esempio di un database più complesso può essere un sistema di fatturazione, con più tabelle correlate, numerosi formati e campi calcolati. È anche possibile visualizzare un sottoinsieme dei dati, ad esempio solo le fatture di un particolare mese. Un database non è solo un contenitore di informazioni, ma consente di organizzare e analizzare le informazioni per capirne il significato. B C Record stampare dati, script, informazioni sulle tabelle e sui campi e grafici delle relazioni usare script Nota Per informazioni dettagliate ed esaustive e le procedure passo-passo sull'utilizzo di FileMaker Pro, vedere la Guida. Informazioni sui campi e sui record dei database Un database è una raccolta di informazioni, o dati, che è possibile organizzare, aggiornare, ordinare, stampare e ricercare in vari modi. La propria rubrica o l'archivio sono esempi di un database semplice. Con la rubrica e l'archivio, si memorizzano pezzi simili di informazioni organizzate per un facile recupero. Con un archivio è necessario selezionare un modo per ordinare i dati, ad esempio alfabeticamente in base al cognome oppure in base alla regione. Memorizzando i contatti e gli indirizzi in FileMaker Pro è possibile organizzare le informazioni in svariati modi. Le informazioni possono essere ordinate in base a nazione, città, cognome o anche in base a tutti e tre questi campi insieme. Michela Rossi Via Rosselli 6 Milano ITA (02) 632-1235 La rubrica è come un database Campi I campi sono la base di una tabella di un database. Vengono utilizzati per memorizzare, calcolare e visualizzare i dati inseriti in un record. Ogni pezzo di informazione in un record, ad esempio nome, numero ID e numero di telefono, è memorizzato in un campo. La tabella di un database contiene uno o più record. Ogni record contiene campi con informazioni simili su un un argomento o attività simili. Ad esempio, i campi in un record della tabella Clienti contengono le informazioni dell'indirizzo di un cliente. 16 Guida per l'utente di FileMaker Pro Un database può essere costituito da un file con una tabella che può contenere i nomi, gli indirizzi e i numeri di telefono e di fax di tutti i clienti. Un database può anche essere costituito da vari file, ognuno dei quali può contenere una o più tabelle che, insieme, contengono tutte le informazioni sugli argomenti correlati (a volte questo è definito sistema di database). Utilizzando le capacità relazionali di FileMaker Pro, è possibile unire informazioni tra i file e le tabelle per creare un database relazionale. Ad esempio, una tabella può mostrare quale cliente ha acquistato un particolare articolo e una tabella correlata può mostrare in che modo questi ha pagato. Tabella clienti Codice cliente Nome 002 Andre Common Apertura di file Per aprire un file se FileMaker Pro non è in esecuzione, utilizzare uno dei seguenti metodi: 1 1 1 Fare doppio clic sul file FileMaker Pro. Trascinare il file sull'icona dell'applicazione FileMaker Pro. Fare doppio clic sull'icona dell'applicazione FileMaker Pro. Nella casella di dialogo Nuovo Database, selezionare Apri un file esistente, quindi fare clic su OK, e poi fare doppio clic sul nome del file. Per aprire un file quando FileMaker Pro è già in esecuzione: 1. Scegliere il menu File > Apri. 2. Fare doppio clic sul nome del file. Tabella prodotti ID Prod Prodotto Prezzo Scorta ET3 Borsa da viaggio Telefono 818-555-1234 29 34 Quando viene chiesto un nome account e una password, digitarli nella casella di dialogo Password, quindi fare clic su OK. Per aprire un file condiviso in rete: Tabella fatture Codice cliente Nome cliente Telefono ID fattura 002 Andre Common 818-555-1234 12345 Prezzo 29 32 1. Selezionare il menu File > Apri remoto. 2. Nella finestra di dialogo Apri file remoto, selezionare Visualizza per ottenere una lista di host. Scegliere Host preferiti Host locali Host elencati per LDAP Per visualizzare Host aggiunti in precedenza nei preferiti Gli host di FileMaker Pro sulla sottorete TCP/IP Gli host FileMaker Pro disponibili tramite il server LDAP specificato Prod ID Prodotto ET3 Borsa da viaggio ET4 Libro da viaggio Per inserire dati in una tabella di database, è necessario creare un nuovo record e immettere i dati nei campi appartenenti a tale record. I valori possono essere digitati in un campo, importati da un'altra applicazione o inseriti in tantissimi altri modi. 3. Per vedere i file disponibili di un host, selezionare l'host. Nella lista File disponibili, selezionare il file che si desidera aprire. Oppure, per Indirizzo, digitare il percorso di rete (ad esempio, fmnet:/IndirizzoIPHost/NomeFile). Capitolo 1 | Utilizzo dei database 17 4. Fare clic su Apri. Potrebbe essere richiesto di inserire un nome utente, una password e un nome di dominio (solo Windows), in base alla configurazione della condivisione in rete di FileMaker sul computer host. Per aprire e condividere un file vedere "Abilitazione della condivisione dei file e dell'hosting dei file" a pagina 92. Nota È possibile aprire un file di FileMaker Pro per Windows in Mac OS e viceversa. Per spostare i file da una piattaforma all'altra, si consiglia di assegnare ai file l'estensione .fp7. Se si aggiungono o rimuovono estensioni ai file, è necessario specificare di nuovo i riferimenti dei file correlati e dei file con script esterni. La finestra di database originale, dove è possibile cercare i record Apertura di più finestre per file È possibile aprire più di una finestra per file. In questo modo è possibile visualizzare lo stesso formato in finestre separate o visualizzare contemporaneamente diversi formati nello stesso file. Nelle diverse finestre è possibile eseguire operazioni di ordinamento e di ricerca. Per aprire un'altra finestra, selezionare il menu Finestra > Nuova finestra. Appare un'altra finestra. Inizialmente, la finestra visualizza formato, criterio di ordinamento e gruppo trovato uguali a quelli della finestra attiva in precedenza. Una seconda finestra, dove è possibile eseguire una ricerca diversa sullo stesso gruppo trovato Per visualizzare un formato diverso nella nuova finestra, selezionare un formato dal menu a tendina dei formati nell'area di stato. È inoltre possibile visualizzare un formato facendo clic sul menu Visualizza > Vai al formato. Per informazioni sulla ricerca di record, vedere "Ricerca di record" a pagina 26. Per informazioni sull'ordinamento di record, vedere "Ordinamento di record" a pagina 36. Per ulteriori informazioni sull'apertura di più finestre, vedere la Guida. 18 Guida per l'utente di FileMaker Pro Chiusura di finestre e file È possibile chiudere le finestre e i file di FileMaker Pro come si fa nella maggior parte delle applicazioni Windows e Mac OS. Per chiudere una finestra, eseguire una delle seguenti operazioni: Alcune modifiche minori ai file non vengono sempre salvate con il file. Per maggiori dettagli vedere la sezione successiva, "Quando FileMaker Pro salva un file." Importante Salvare sempre una copia prima di compiere modifiche estese. Non è possibile ripristinare i dati dopo aver eliminato un campo dalla finestra di dialogo Definisci database oppure rimuovere i record utilizzando i comandi Elimina record o Elimina tutto. Per salvare una copia del file: 1. Rendere attivo il file che si vuole salvare e selezionare il menu 1 1 1 1 Windows: Fare doppio clic sull'icona del documento nell'angolo superiore sinistro della finestra del documento. Windows: Fare clic sulla casella di chiusura nell'angolo superiore destro della finestra del documento. Mac OS: Fare clic sul pulsante di chiusura rosso nell'angolo superiore sinistro della finestra del documento. Selezionare il menu File > Chiudi. File > Salva copia con nome. 2. Spostarsi nella cartella in cui si desidera salvare la copia. 3. Per Nome file (Windows) oppure Salva con nome (Mac OS), Per chiudere un file, utilizzare le procedure descritte sopra per chiudere tutte le finestre aperte di un file. Nota Un file, anche se viene chiuso, può rimanere aperto come file nascosto se la finestra di un altro file mostra dei dati provenienti dal primo file. (Ad esempio un'altra finestra potrebbe visualizzare dati correlati del file che si sta cercando di chiudere). FileMaker Pro chiude il file quando si chiudono tutte le finestre che dipendono da esso. digitare un nome per il file. 4. Per Salva come, scegliere File FileMaker (solo Windows). 5. Per Salva come (Windows) o Tipo (Mac OS), selezionare una delle seguenti opzioni: Scegliere Per Copia del file corrente Duplicare l'intero file, comprendente tabelle, definizioni di campo, formati, script, opzioni di configurazione pagina e dati. Duplicare un file è utile prima di fare modifiche estese. Copia compattata (più piccola) Compattare l'intero file in uno spazio più ristretto su disco recuperando lo spazio non utilizzato nel file. Il salvataggio di una copia compattata è utile se si modificano frequentemente molti record. Salvare tabelle, definizioni campo, formati, script e opzioni dell'impostazione della pagina di un file senza i dati. Creare un clone quando si desidera un modello del file. Salvataggio di file Le modifiche apportate al file vengono salvate automaticamente durante il lavoro. È possibile salvare una copia di backup del file o salvare un clone del file senza dati. Per salvare una copia del file in un formato diverso da FileMaker vedere "Salvataggio e invio dei dati in altri formati" a pagina 94. Clone (senza record) 6. Fare clic su Salva. Capitolo 1 | Utilizzo dei database 19 Quando FileMaker Pro salva un file In FileMaker Pro le seguenti azioni non provocano il salvataggio del file: Informazioni sui modi In FileMaker Pro è possibile utilizzare i dati nel modo Usa, Trova, Formato scheda o Anteprima. È possibile selezionare un modo dal menu Visualizza, dalle schede Modo nell'area di stato o dal menu a tendina dei modi nella parte inferiore della finestra del documento. Schede modi 1 1 1 1 1 1 Visualizzare un record o un formato diverso Ordinare i record o modificare il criterio di ordinamento Eseguire operazioni di ricerca quali Trova, Mostra tutti i record, Ometti record o modificare una richiesta di ricerca Cambiare la posizione e la dimensione delle finestre oppure nascondere/mostrare l'area di stato Cambiare le impostazioni di default degli oggetti del formato Cambiare le impostazioni di visualizzazione del righello Se si effettua una di queste operazioni senza eseguirne anche una che provochi un salvataggio (ad esempio modificare i dati), il file non verrà salvato alla chiusura. FileMaker Pro considera queste azioni come modifiche minori e non vengono salvate con il file a meno che il file non venga anche modificato in modo più significativo. Ad esempio, se si apre un file, si esegue una ricerca e poi si chiude, FileMaker Pro non salva il gruppo trovato con il file. Tuttavia, se si apre un file, si aggiunge un nuovo record, si esegue una ricerca, quindi si chiude il file, FileMaker Pro salva il gruppo trovato e il nuovo record con il file. Per ulteriori informazioni sul salvataggio dei file, vedere la Guida. Area di stato Menu a tendina dei modi Utilizzare Modo Usa Per Lavorare sui dati di un file. È possibile aggiungere, visualizzare, modificare, ordinare, omettere (nascondere) ed eliminare record. Nel modo Usa viene fatta la maggior parte del lavoro, ad esempio l'immissione dei dati. Ricercare particolari record che corrispondono a un insieme di criteri. È possibile quindi lavorare con questo sottogruppo di record, definito gruppo trovato. Dopo aver trovato un gruppo di record, FileMaker Pro torna nel modo Usa e rende possibile iniziare ad utilizzarli. Modo Trova 20 Guida per l'utente di FileMaker Pro Utilizzare Modo Formato scheda Per Determinare l'aspetto dei dati sullo schermo o nei resoconti, nelle etichette e nei moduli stampati. Creare formati per operazioni specifiche, quali l'immissione di dati o la stampa di fatture o buste. Selezionare e disporre i campi e altri oggetti per modificare un formato esistente o creare nuovi formati. Visualizzare l'aspetto dei dati nei moduli o nei resoconti prima di stamparli. Il modo Anteprima è particolarmente utile per visualizzare formati con più colonne (come le etichette postali) e i resoconti con riassunti. Visualizza come modulo Etichette dei campi Un record Modo Anteprima Visualizza come lista Un record Visualizzazione dei record FileMaker Pro fornisce tre visualizzazioni di ogni formato: modulo, lista e tabella. Quando si modifica visualizzazione, si cambia temporaneamente il modo in cui i record vengono visualizzati o stampati. Per visualizzare i record Singolarmente In una lista In una tabella simile ad un foglio elettronico Eseguire questa operazione nel modo Usa o Trova Scegliere il menu Visualizza > Visualizza come modulo. Selezionare il menu Visualizza > Visualizza come lista. Selezionare il menu Visualizza > Visualizza come tabella. Visualizza come tabella Un record La seguente illustrazione mostra lo stesso formato in tre visualizzazioni.