Ayuda para Adobe Acrobat Professional Uso de la Ayuda en pantalla Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 1 Uso de la Ayuda en pantalla Acerca de las funciones incorporadas de la Ayuda Adobe® Acrobat® 6.0 Professional incorpora muchas funciones que le ayudan mientras trabaja, incluida la ventana Ayuda que está utilizando ahora. Para obtener el máximo beneficio de los diversos componentes de la Ayuda, es conveniente familiarizarse con las diferentes formas de obtener respuestas a sus preguntas: · · · Documentación de la Ayuda. Páginas Instrucciones de uso. (Consulte "Uso de la ventana Instrucciones de uso" en la página 3.) Botones de Ayuda en los cuadros de diálogo, recursos en línea y guías para plug-ins. (Consulte "Uso de otras funciones de ayuda" en la página 5.) Nota: no hay ninguna guía del usuario en papel de este producto. En la Ayuda se incluye todo el contenido que puede buscar en cualquier guía del usuario (listas de referencia, introducciones, explicaciones, descripciones y procedimientos). Sin embargo, puede imprimir temas de la Ayuda concretos. (Consulte "Impresión de los temas de la Ayuda" en la página 3.) Los consejos de herramientas identifican los distintos botones, herramientas y controles del área de trabajo. Estas pequeñas ventanas aparecen cuando el puntero se desliza sobre el elemento que se quiere identificar. Los consejos de herramientas también están disponibles en algunos cuadros de diálogo. Uso de la Ayuda Acrobat 6.0 incorpora documentación completa en un sistema de ayuda totalmente accesible. En la documentación de la Ayuda se explican con detalle las herramientas, comandos, conceptos, procesos y métodos abreviados de teclado. Para abrir la Ayuda: Elija Ayuda > Ayuda completa de Acrobat 6.0. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 1 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Uso de la Ayuda en pantalla Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 2 Se abre la Ayuda completa de Acrobat 6.0 en una ventana independiente con dos paneles: un panel de navegación a la izquierda y un panel de temas a la derecha. Utilice las fichas del panel de navegación de la Ayuda para buscar los temas que desee leer. Por ejemplo, si hace clic en un título de Contenido, se abre ese tema en el panel de temas. A B Ayuda completa de Acrobat 6.0 A. Fichas Contenido, Buscar e Índice del panel de navegación de la Ayuda B. Panel de temas de la Ayuda Puede arrastrar la barra vertical entre los dos paneles para cambiar el ancho. Puede arrastrar la esquina inferior derecha para ajustar toda la ventana. Con el menú contextual (Windows), también puede mover, cambiar el tamaño, maximizar o minimizar la ventana Ayuda en función de sus necesidades. La ventana Ayuda continúa visible hasta que se cierra. Para cerrar la Ayuda: Haga clic en el botón Cerrar. Uso del panel de navegación de la Ayuda para buscar temas Cuando se abre la ventana Ayuda, aparece la ficha Contenido en el panel de navegación. Haga clic en las fichas para alternar entre Contenido, Buscar e Índice. Ficha Contenido Utilice la ficha Contenido para ver los temas de la Ayuda organizados por tema, al igual que la tabla de contenido de un libro. Haga clic en los iconos de la izquierda de los elementos para contraer o expandir el esquema. Ficha Buscar Use la ficha Buscar para localizar una palabra específica en la Ayuda. Escriba la palabra en el cuadro de texto y haga clic en Buscar. En la lista de resultados se muestran los títulos de todos los temas en los que aparece la palabra deseada, en el orden en que aparecen en la ficha Contenido. Nota: no se pueden usar operadores booleanos (como AND, OR, NOT o comillas dobles) para limitar o afinar la búsqueda en la Ayuda. Si escribe más de una palabra, el resultado de la búsqueda incluirá todos los temas en los que aparece al menos una de las palabras que se han buscado. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 2 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Uso de la Ayuda en pantalla Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 3 Ficha Índice Utilice la ficha Índice para encontrar los temas de la ayuda en una lista alfabética de términos sobre diversas funciones, características y conceptos. Puede examinar el índice de dos formas: Haga clic en los controles (+ o -) para expandir o contraer las entradas debajo de una letra del alfabeto, desplazarse al término que desee y hacer clic en un vínculo para abrir el tema de la Ayuda relacionado. También puede usar el menú emergente Mostrar para expandir la lista de una sola letra del alfabeto, y luego desplazarse y hacer clic en un vínculo para abrir el tema de la Ayuda. Navegación por el historial de la sesión de Ayuda El sistema de ayuda mantiene un historial de las sesiones de Ayuda para que pueda volver una y otra vez rápidamente a los temas que se han abierto. Puede usar los botones de flecha en la barra de herramientas Ayuda. Haga clic en el botón Tema anterior para volver a los temas que ya ha abierto en esa sesión de Ayuda. Haga clic en el botón Tema siguiente para avanzar en el historial de la sesión de Ayuda. Al cerrar la Ayuda, finalizará la sesión. Esta acción borra el historial de la Ayuda. Impresión de los temas de la Ayuda Se puede imprimir cualquier tema de la documentación de la Ayuda. Cada tema debe imprimirse individualmente. No se pueden imprimir varios temas a la vez o secciones enteras de la Ayuda en la ventana Ayuda. Sin embargo, el CD de instalación de Acrobat 6.0 incluye toda la documentación de la Ayuda completa de Acrobat 6.0 en un PDF de Adobe que se puede imprimir parcialmente o en su totalidad. Para imprimir un tema de la Ayuda: 1 Abra el tema de la Ayuda que desee imprimir. 2 Haga clic en Imprimir tema en la barra de herramientas de la Ayuda. Uso de la ventana Instrucciones de uso La ventana Instrucciones de uso complementa la Ayuda completa de Acrobat 6.0 al presentar procedimientos paso a paso para un cierto número de tareas. La ventana Instrucciones de uso aparece a la derecha de la ventana del documento de forma que nunca bloquea la vista del documento abierto. De forma predeterminada, se abre la página inicial de Instrucciones de uso cuando se inicia la aplicación. Nota: en las páginas de Instrucciones de uso se describe un cierto número de tareas comunes y sólo proporciona una mínima información. Para obtener una documentación completa, consulte "Uso de la Ayuda" en la página 1. Para abrir o cerrar la ventana Instrucciones de uso: Realice una de las acciones siguientes: · · · Elija Ayuda > Instrucciones de uso > Ventana Instrucciones de uso. Elija Ver > Ventana Instrucciones de uso. En el área de barras de herramientas, haga clic en el botón Instrucciones de uso (Use esta opción si abre Acrobat en el explorador Web.) . Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 3 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Uso de la Ayuda en pantalla Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 4 · Haga clic en el botón Ocultar para cerrar la ventana Instrucciones de uso. Puede controlar si siempre se abre la ventana Instrucciones de uso al iniciar la aplicación. Seleccione la opción Mostrar la ventana Instrucciones de uso al inicio en la parte inferior de la página inicial de Instrucciones de uso, o elija Mostrar la ventana Instrucciones de uso al inicio en el menú Instrucciones de uso. Cuando se cierra la ventana Instrucciones de uso, puede abrirla para temas de Instrucciones de uso concretos con los comandos "Instrucciones de uso..." en diversos menús de la barra de herramientas, seleccionando una página específica en el menú de botones Instrucciones de uso, o eligiendo Ayuda > Instrucciones de uso..., y seleccionando un tema específico en el menú. Apertura de una página de temas de Instrucciones de uso desde un menú de la barra de herramientas (izquierda) y desde el menú Instrucciones de uso (derecha). También puede acoplar la ventana Instrucciones de uso a la derecha o izquierda de la ventana del documento. Para acoplar la ventana Instrucciones de uso: Haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en la barra de título Instrucciones de uso, y seleccione Acoplado a la izquierda o Acoplado a la derecha. La dimensión horizontal de la ventana Instrucciones de uso es fija y no se puede cambiar. Se puede ajustar la dimensión vertical para adaptarla a cualquier cambio que se haga en el panel del documento. Navegación por las páginas de Instrucciones de uso De forma predeterminada aparece la página inicial de Instrucciones de uso cuando se elige Ver > Ventana Instrucciones de uso. La página inicial de Instrucciones de uso contiene vínculos a las páginas de Instrucciones de uso que están organizadas en diversas categorías. Otros vínculos son referencias cruzadas que abren otra página de Instrucciones de uso o un tema relacionado en la documentación de Ayuda. (Consulte "Uso de la Ayuda" en la página 1.) La ventana Instrucciones de uso incluye los botones Atrás para navegar por las páginas visitadas en la sesión actual. y Adelante que puede usar Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 4 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Uso de la Ayuda en pantalla Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 5 También puede hacer clic en el botón de la página inicial de Instrucciones de uso para volver a esa página. Sin embargo, si vuelve a la página inicial, ya no podrá utilizar los botones Atrás y Adelante para navegar por las páginas que se han abierto en la sesión anterior de Instrucciones de uso. Uso de otras funciones de ayuda Puede usar otros recursos para encontrar respuestas a sus preguntas: · Algunos cuadros de diálogo incluyen botones de Ayuda. Cuando hace clic en estos botones de Ayuda, se abre la ventana Ayuda con el tema relacionado mostrado en el panel de temas. El menú Ayuda contiene comandos que vinculan a variosrecursos de información en línea, como el sitio para registrar la copia de Acrobat 6.0 y referencias, como Información del sistema (sólo Windows). El vínculo del menú Ayuda a Acrobat Online conduce a otros vínculos donde se puede descargar software, consultar información sobre el producto, documentos de soporte técnico y mucho más. · Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 5 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Contenido Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 6 Contenido Novedades de Adobe Acrobat 6.0 7 Aprendizaje de Adobe Acrobat 11 Descripción del área de trabajo 25 Creación de archivos PDF de Adobe 46 Creación avanzada de PDF de Adobe 83 Cómo guardar y convertir contenido de PDF de Adobe 114 Creación y cumplimentación de formularios PDF 123 Adición de funciones de navegación a documentos PDF 147 Edición de documentos PDF de Adobe 169 Adición de botones y clips multimedia 199 Búsqueda en documentos PDF de Adobe 213 Distribución y revisión de documentos 231 Uso de las herramientas de comentarios 255 Firma digital de documentos PDF 274 Adición de seguridad a documentos PDF 292 Publicación en formatos electrónicos 302 Generación de un color coherente 323 Preparación de los documentos PDF para impresión 338 Impresión 363 Personalización 381 Cómo comprar y ver eBooks 390 Mejora de la accesibilidad 399 Plug-ins Visor de imágenes y Tareas de imágenes 405 Preguntas más frecuentes 411 Métodos abreviados de teclado 419 Avisos legales 426 Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 6 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 7 Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Introducción a las nuevas funciones Con Adobe® Acrobat® 6.0 Professional, las nuevas funciones y mejoras permiten a las empresas simplificar todos los procesos relacionados con documentos. Acrobat es la piedra base de las soluciones Adobe ePaper®. Los profesionales del diseño, ingeniería e IT disponen de nuevas funciones y herramientas que facilitan la creación, la revisión y la salida de alta calidad de documentos PDF (Portable Document Format) de Adobe. La nueva interfaz de usuario basada en tareas permite realizar las tareas rutinarias con facilidad. Las mejoras de seguridad proporcionan un mayor control sobre los documentos compartidos. Los grupos de trabajo grandes pueden utilizar las funciones de revisión automatizadas y un variado conjunto de herramientas para la inserción de comentarios. Además, la creación de archivos PDF de Adobe es más sencilla que nunca, con una integración más estrecha entre Acrobat y las aplicaciones de Microsoft ® Office y la creación de documentos PDF mediante un solo botón de Visio, MS ® Project, Internet Explorer para Windows® y Autodesk® AutoCAD®. Creación de documentos PDF de Adobe Acrobat 6.0 proporciona compatibilidad mejorada para crear documentos PDF de Adobe desde muchas de sus aplicaciones preferidas. Creación de documentos PDF con el botón derecho del ratón (Windows) Puede crear con comodidad documentos PDF a partir de prácticamente cualquier archivo sin salir del escritorio. En el Explorador de Windows, haga clic con el botón derecho en un archivo o archivos seleccionados y elija Convertir a PDF de Adobe, Combinar en Adobe Acrobat o Convertir a PDF de Adobe y enviar por correo electrónico (no disponible para todos los tipos de archivos). Dependiendo del tipo de archivo que convierta, se abrirá Acrobat o la aplicación original y el archivo se convertirá a PDF de Adobe. Creación de documentos PDF mediante un solo botón desde Internet Explorer (Windows) Acrobat agrega un botón a la barra de herramientas de Internet Explorer 5 o posterior para permitir la conversión de la página Web que está viendo en estos momentos en un archivo PDF de Adobe, o bien convertirlo e imprimirlo en una sola operación. Creación de documentos PDF mediante un solo botón desde Microsoft Outlook (Windows) Acrobat agrega un botón a MS Outlook que permite convertir los archivos al formato PDF de Adobe y adjuntarlos a un mensaje de correo electrónico. Creación de documentos PDF mediante un solo botón desde Microsoft Visio, Project y Autodesk AutoCAD Puede convertir los archivos de Visio y AutoCAD en archivos PDF conservando las capas y los marcadores. También puede convertir archivos de MS Project en archivos PDF mediante los botones que se agregan a la barra de herramientas de MS Project. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 7 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 8 Tamaños de página personalizados Acrobat 6.0 cuenta con una interfaz mejorada para agregar tamaños de página personalizados a la impresora PDF de Adobe. Creación de archivos PDF desde varios archivos Puede combinar con facilidad varios archivos de distintas aplicaciones en un documento PDF mediante el comando Crear PDF > De varios archivos. Creación de un archivo PDF desde capturas de pantalla Ahora puede crear archivos PDF desde capturas de pantalla. En primer lugar, capture la imagen deseada en el Portapapeles. A continuación, en Acrobat, elija Archivo > Crear PDF > Desde imagen del Portapapeles. Crear PDF desde un archivo de MS Office Ahora puede utilizar el comando Crear PDF De archivo para convertir archivos de Word, Excel y PowerPoint a PDF desde Acrobat. También puede seguir creando documentos PDF fácilmente desde las aplicaciones de MS Office. Revisión e inserción de comentarios Acrobat 6.0 ha mejorado notablemente las funciones del ciclo de revisión. Revisión basada en correo electrónico En lugar de enviar un documento como un archivo adjunto por correo electrónico, puede iniciar una revisión automatizada basada en correo electrónico. Los revisores pueden agregar comentarios y hacer clic en el botón Enviar comentarios para devolver los comentarios como un archivo adjunto por correo electrónico. A continuación, puede importar automáticamente sus comentarios en el documento PDF original abriendo simplemente el archivo adjunto. Revisión administrada basada en explorador (Windows) Si alguno de los revisores utiliza el sistema Windows, puede configurar una revisión basada en explorador. Al igual que en las revisiones basadas en correo electrónico, Acrobat 6.0 incluye funciones para ayudarle en cada fase de la revisión basada en explorador. Por ejemplo, cuando inicia una revisión basada en el explorador, los participantes reciben un mensaje de correo electrónico con un archivo de configuración adjunto. Cuando los revisores abren este archivo adjunto, se abre una copia del documento PDF en un explorador Web y sus valores de revisión se configuran. Rastreador de revisiones Utilice el Rastreador de revisiones para administrar las revisiones que ha iniciado o en las que está tomando parte. Si ha empezado la revisión, puede utilizar el Rastreador de revisiones para enviar recordatorios de revisión, invitar a más revisores y administrar la revisión. Nuevas herramientas de inserción de comentarios Acrobat 6.0 incluye un conjunto ampliado de herramientas de inserción de comentarios, incluidas ediciones del texto, las marcas profesionales, como las nubes y las flechas, y funciones de sello adicionales. Lista de comentarios En la Lista de comentarios se muestran todos los comentarios del documento. Desde esta lista puede ordenar, filtrar y cambiar el estado de los comentarios. También puede importar y exportar comentarios y crear un resumen de los mismos. Resumen de comentarios Puede resumir con facilidad los comentarios del documento e imprimir directamente el resumen resultante o guardarlo como un documento PDF separado. Existen varios modos de dar formato a los resúmenes de comentarios; por ejemplo, puede mostrar líneas de conexión entre los comentarios y los elementos de la página a los que hacen referencia. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 8 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 9 Seguridad del documento y firmas digitales Gracias a la compatibilidad mejorada para los proveedores de firmas, la interfaz totalmente rediseñada y la posibilidad de certificar los documentos, Acrobat 6.0 ofrece unas excelentes medidas de seguridad para poder compartir documentos importantes. Certificar un documento Cuando agrega una firma de certificación a un documento, está certificando su contenido y especificando los tipos de cambios que pueden realizarse en él. Métodos de certificación mejorados Acrobat cuenta ahora con compatibilidad integrada para la Seguridad mediante certificado de Windows y los métodos de seguridad de otros fabricantes. Interfaz mejorada La inclusión de firmas digitales y medidas de seguridad es ahora mucho más sencilla gracias a la interfaz rediseñada. Administrador de confianza para componentes multimedia Puede definir las preferencias del Administrador de confianza para disponer de varias opciones de reproducción para los documentos de confianza y no de confianza que contienen clips multimedia. Producción de impresión Acrobat 6.0 incluye varias funciones de impresión que proporcionan el control necesario para conseguir una salida impresa de calidad. Comprobaciones La función de comprobación analiza el contenido de un documento PDF de Adobe para determinar su validez para la producción impresa, entre otras condiciones. Realice una comprobación del contenido del documento antes de enviarlo a la prensa. Archivos compatibles con PDF/X Mediante la función de comprobación, puede crear y verificar archivos PDF/X-1a y PDF/X-3. También puede crear una configuración PDF de Adobe personalizada para generar archivos compatibles con PDF/X durante la conversión de archivos PostScript a PDF de Adobe. Separaciones de color Puede crear separaciones de color y previsualizar posteriormente en pantalla las placas de separación para garantizar que la pieza impresa se ajusta a sus necesidades. Acoplado de transparencias Puede especificar las opciones de acoplado de transparencias y previsualizar los resultados antes de imprimir. Opciones de impresión avanzadas Acrobat 6.0 cuenta con opciones para definir marcas y sangrados, administración de color y opciones que dependen de los dispositivos para las impresoras PostScript®. Estos controles son muy parecidos a los de otras aplicaciones de Adobe, lo que permite desplazarse con facilidad entre las aplicaciones. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 9 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 10 Navegación y presentación Acrobat 6.0 incluye muchas herramientas para ajustar la presentación, las mediciones y la navegación precisos en los documentos PDF de Adobe. Herramientas de ampliación/reducción avanzadas Las herramientas Ampliación/ Reducción dinámica, Lupa y Panorámica y ampliar/reducir ventana proporcionan un nuevo nivel de prestaciones y flexibilidad para ajustar la amplificación de los documentos PDF de Adobe. Herramientas de medición Las herramientas de medición permiten medir las distancias y áreas de los objetos en los documentos PDF de Adobe. Herramientas de presentación Acrobat 6.0 incluye varias herramientas para ajustar de forma precisa la presentación de los documentos PDF de Adobe. Herramientas como cuadrículas, reglas, guías y el panel Información es muy útiles para diseñar formularios, inspeccionar dibujos de CAD y preparar impresiones profesionales. Nuevas funciones adicionales Acrobat 6.0 cuenta con muchas funciones nuevas más para mejorar el método de trabajo de los usuarios. Búsqueda mejorada Puede realizar búsquedas fácilmente en una carpeta de archivos PDF de Adobe para encontrar una palabra o una frase determinadas, independientemente de si dicha carpeta se encuentra en su equipo o en la red. Acrobat ya no necesita la creación previa de un índice. Puede incluso buscar en los archivos PDF en Internet. Además, ahora puede buscar en más partes de los archivos PDF de Adobe, como los marcadores, las anotaciones, la estructura del documento y los metadatos del documento. Barra de herramientas Propiedades La barra de herramientas Propiedades permite cambiar con facilidad las propiedades de muchas herramientas y objetos, como comentarios, vínculos, archivos multimedia, campos de formularios y medidas. Creación de formularios La creación de campos de formulario interactivos es ahora más sencilla gracias a la nueva interfaz de usuario que incluye una barra de herramientas Formularios separada y las propiedades de los formularios están disponibles en la barra de herramientas Propiedades. Leer en voz alta Puede utilizar la función Leer en voz alta para leer a viva voz la parte del documento PDF de Adobe que desee: una página, una sección o todo un documento. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 10 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 11 Aprendizaje de Adobe Acrobat Introducción Adobe Acrobat Professionalincluye herramientas que permiten realizar muchas más tareas, aparte de la creación de documentos PDF, y que ofrecen todas las funciones necesarias para realizar el proceso de documentos. Desde la creación, mediante un solo botón, de documentos PDF en las aplicaciones más populares hasta las herramientas de marcado para profesionales, la elaboración de formularios electrónicos, y la compatibilidad para impresiones de alta calidad, Acrobat proporciona una gran variedad de herramientas que le permiten controlar con técnicas avanzadas la creación, el intercambio y la salida de documentos PDF. Adobe Acrobat está diseñado para adaptarse a las necesidades de diferentes usuarios en distintos entornos de trabajo. Acrobat Standard contiene las funciones más útiles para los profesionales empresariales. Acrobat Professional se basa en Acrobat Standard para proporcionar funciones especializadas para diseñadores, ingenieros y profesionales y programadores de IT. Para obtener más información acerca de las diferencias entre Acrobat Standard y Acrobat Professional, visite http://www.adobe.es/products/acrobat/. Conceptos básicos Cuando crea un documento PDF de Adobe, la información del documento original se convierte en texto y gráficos en el documento PDF. Dependiendo de la configuración que utilice durante la conversión y el tipo archivo que esté convirtiendo, el documento también puede incluir elementos adicionales, como marcadores y vínculos a la Web. Por ejemplo, si el documento original contiene una tabla de contenido, esta información puede convertirse en un conjunto de marcadores en el documento PDF de Adobe, permitiendo a los lectores desplazarse rápidamente a una sección concreta del documento. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 11 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 12 Pero incluso si el documento original no contiene esta clase de información útil, puede agregar muchos de estos elementos una vez creado el documento PDF. Estos elementos que agrega a Acrobat se denominan anotaciones e incluyen información como, por ejemplo, vínculos, marcadores, archivos adjuntos y comentarios. Las anotaciones que agregue a un documento PDF se guardan con el documento. Conversión del documento original (izquierda) a PDF de Adobe (centro) y, a continuación, adición de las anotaciones en Acrobat (derecha) Por último, recuerde que los documentos PDF de Adobe están especialmente diseñados para la distribución de documentos. Aunque puede realizar algunas modificaciones en los documentos PDF (por ejemplo, eliminar una página o corregir una palabra mal escrita), Acrobat no es una aplicación de creación de documentos. Si tiene que realizar muchos cambios en un documento, es mejor editar el archivo de origen o, si no está disponible, convertir el PDF en .rtf, .doc o en cualquier otro formato para su edición. Creación de documentos que cualquier usuario puede abrir El primer paso para utilizar Acrobat consiste en crear un documento PDF de Adobe. Los documentos PDF conservan el aspecto de sus documentos originales, por tanto no tiene que preocuparse por la calidad del documento cuando convierte los archivos en PDF. Además, como los documentos PDF pueden verse en las plataformas Windows, Mac OS o UNIX® que utilizan el software Adobe® Reader® gratuito, cualquier usuario puede ver e imprimir documentos PDF sin necesidad de disponer de las aplicaciones originales. Acrobat ofrece varios métodos de creación de documentos PDF de Adobe desde una amplia gama de orígenes. Uno de los más fáciles en Windows consiste en hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo o grupo de archivos en el Explorador de Windows. A continuación, puede seleccionar Convertir a PDF de Adobe, Combinar en Adobe Acrobat o Convertir a PDF de Adobe y enviar por correo electrónico (no disponible para todos los tipos de archivos). Dependiendo del tipo de archivo que convierta, se abrirá Acrobat o la aplicación original y el archivo se convertirá a PDF de Adobe. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 12 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 13 Acrobat también incluye la creación de documentos PDF mediante un solo botón de Microsoft Office, Microsoft Project, Internet Explorer para Windows, Visio y Autodesk ® AutoCAD®. Por ejemplo, puede convertir un documento de MS® Word a PDF de Adobe haciendo clic en uno de los botones Crear PDF que se agregan a la barra de herramientas de Word. Puede incluso convertir dibujos de AutoCAD y diagramas de Visio que contengan capas; las capas se conservan y es posible desplazarse por ellas en el documento PDF resultante. Gracias a la compatibilidad con los formatos ISO, ANSI, JSI y ARCH, es fácil elaborar documentos PDF de alta calidad desde prácticamente cualquier documento con formato. Además, puede utilizar el comando Imprimir disponible en la mayoría de aplicaciones para crear un documento PDF "imprimiendo" en la impresora PDF de Adobe. En algunas aplicaciones de creación, como Adobe FrameMaker® y Adobe InDesign®, puede utilizar los comandos Guardar como o Exportar. Puede incluso crear documentos PDF a partir de documentos impresos y páginas Web. En Acrobat, elija Archivo > Crear PDF > Desde el escáner o Desde página Web. Supongamos que tiene varios documentos diferentes de distintas aplicaciones y los quiere convertir a PDF de Adobe. Quizá quiera incluir un diagrama Visio con especificaciones de proyecto creadas en MS Word y un programa desde MS Project. Acrobat le permite combinar con facilidad varios archivos en un solo documento PDF. Sólo tiene que elegir Archivo > Crear PDF > De varios archivos. En el Explorador de Windows, también puede hacer clic con el botón derecho en los archivos seleccionados y elegir Combinar en Adobe Acrobat. Combinación de documentos de varias aplicaciones en un documento PDF de Adobe Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 13 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 14 Documentos más fáciles de leer Después de crear el documento PDF de Adobe, puede aumentar su utilidad agregando anotaciones, como pueden ser vínculos de navegación, marcadores, encabezados y pies de página, marcas de agua y fondos, así como archivos adjuntos. Estos elementos adicionales convierten los documentos PDF de Adobe en línea en herramientas mucho más útiles que un simple documento impreso. A B C D E Las anotaciones agregadas aumentan la utilidad de los documentos PDF A. Marcadores B. Encabezado C. Marca de agua D. Vínculo a otra página E. Clip de película Por ejemplo, puede agregar marcadores para todos los encabezados principales de un informe o para los gráficos y figuras más relevantes, de modo que la atención de los lectores se dirija a los puntos más importantes. Si ha creado un único documento PDF a partir de varios archivos de origen, puede agregar un pie de página con el título y el número de página del documento para dar coherencia al PDF. Si el documento también va a estar disponible en la Web, puede agregar un fondo con el logotipo de su empresa y una declaración de confidencialidad. Si se dedica al mundo del diseño, puede agregar un clip de vídeo o audio a un modelo de anuncio para infundir un poco de vida a sus guiones. Incluso puede configurar el documento como una presentación. Acrobat también incluye un potente motor de búsqueda con una sencilla interfaz que permite realizar búsquedas en una estructura de archivos con la misma facilidad que en un solo documento. El motor admite criterios de búsqueda avanzados, como operadores booleanos, y permite realizar búsquedas en las anotaciones y marcadores. También permite buscar en documentos PDF ubicados en Internet desde Acrobat 6.0. Puede proporcionar a sus lectores un índice de texto completo en el que pueden realizar búsquedas para localizar en un momento palabras o frases concretas en los documentos PDF de Adobe. Los lectores pueden hasta buscar texto en los documentos PDF creados a partir de dibujos AutoCAD. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 14 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 15 Cómo agilizar las revisiones Si quiere revisar el contenido de su documento PDF de Adobe e incluir comentarios, puede iniciar la revisión automatizada basada en correo electrónico para simplificar el proceso. Si tanto Usted como sus revisores utilizan sistemas Windows, también puede realizar una revisión basada en explorador. Las funciones de revisión agilizan el proceso de revisión de documentos porque ofrecen muchas herramientas y la posibilidad de automatización. Y mejor aún, ya no es necesaria la formación para Usted ni para los participantes en la revisión. Acrobat le guía a lo largo de todo el proceso. Por ejemplo, supongamos que el equipo de proyecto, que incluye a varias personas que trabajan en distintas ubicaciones, debe revisar una especificación. Prepare una revisión basada en correo electrónico para enviar el documento PDF a todos los revisores. Cuando abran el archivo adjunto al mensaje de correo electrónico, Acrobat abrirá una barra de herramientas Comentario y mostrará instrucciones para completar la revisión. Entre los comentarios que pueden utilizarse se incluyen notas, ediciones del texto y sellos. Incluso puede crear sus propios sellos. Para utilizar herramientas de inserción de comentarios especializadas, como nubes, flechas, cuadros de texto y archivos adjuntos, los revisores pueden abrir la barra de herramientas Comentarios avanzados. C D E F A G B Adición de diferentes tipos de comentarios al documento A. Marcas de dibujo B. Lista de comentarios ordenada por autor C. Sello D. Archivo adjunto E. Texto resaltado F. Texto reemplazado G. Nota Cuando los revisores han agregado sus comentarios, sólo tienen que hacer clic en el botón Enviar comentarios en la barra de herramientas Comentarios. Cuando reciba un correo electrónico con los comentarios de los participantes, si abre el archivo adjunto automáticamente se importarán los comentarios al documento PDF original. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 15 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 16 Cuando tenga todos los comentarios de los participantes, utilice la Lista de comentarios para ordenar, filtrar, resumir e imprimir los comentarios. Si el documento PDF se ha creado desde un documento de Microsoft Word 2002 en Windows XP, puede exportar los comentarios desde el documento PDF directamente en el documento de Word original. Incluso puede realizar un seguimiento de las revisiones que ha iniciado o en las que está participando mediante el Rastreador de revisiones, una función especialmente útil si se están haciendo a la vez varias revisiones. Con la revisión basada en explorador, Usted y los revisores siguen disponiendo de las mismas herramientas automatizadas de revisión e inserción de comentarios. Además, los participantes pueden ver y responder a los comentarios de los demás, posibilitando la discusión y la resolución de problemas durante el ciclo de revisión. Protección y firma digital de documentos PDF de Adobe Mediante el uso del correo electrónico y la Web, Usted y sus colegas comparten a menudo documentos confidenciales, como especificaciones de diseño, ideas para nuevos productos o presupuestos. Es esencial que esta información no acabe en el destinatario erróneo. Para impedir que esto suceda, puede codificar los documentos PDF de Adobe de modo que sólo determinadas personas puedan abrirlos. Puede, asimismo, definir varias opciones de seguridad complementarias para restringir determinadas tareas, como la impresión, la copia de texto o gráficos y la modificación de documentos. También es preciso saber si los documentos se han modificado sin su permiso. A tal efecto, puede certificar o firmar digitalmente un documento. Al igual que las escritas de puño y letra, las firmas digitales identifican de forma exclusiva a una persona o entidad. De este modo, se realiza un seguimiento de cualquier cambio realizado después de firmar digitalmente un documento. Cuando se certifica un documento también se especifica el tipo de cambios que se permiten en el mismo. Si se lleva a cabo un cambio no autorizado, la certificación del documento queda invalidada. A B Firma de un documento para indicar que se ha leído o para certificar su contenido A. Firma de certificación B. Firma digital Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 16 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 17 Conversión de los formularios en formularios PDF de Adobe interactivos Puede convertir los formularios que su organización utiliza en formularios PDF de Adobe para facilitar la distribución y recopilación de datos. Por ejemplo, supongamos que tiene un formulario de cambio de pedido que debe hacer circular para su aprobación, o que está diseñando un sitio Web que incluirá un formulario para pedidos. Acrobat le facilita la conversión de cualquier formulario existente que haya creado en su programa de software favorito, como Microsoft Word o Adobe InDesign, en un formulario PDF de Adobe. En primer lugar, debe convertir el formulario en un documento PDF de Adobe. A continuación, debe agregar campos de formulario interactivos (cuadros de texto, casillas de verificación, cuadros de lista, botones de radio, campos de firma digital, etcétera) al documento PDF de Adobe. También puede crear formularios con campos que cambian dinámicamente dependiendo de la entrada del usuario. A B C D E Los campos de formulario interactivos facilitan la recopilación de datos A. Botón de radio B. Casilla de verificación C. Cuadro combinado D. Cuadro de texto E. Botón Para facilitar el acceso al formulario, guárdelo en una carpeta de red compartida o proporcione acceso desde el sitio Web de la organización. Los usuarios pueden descargar el formulario en cualquier momento o rellenar la información desde un explorador Web y, a continuación, enviarlo electrónicamente. Si desea utilizar un formulario PDF de Adobe para recopilar información a través de la Web, deberá contar con una aplicación CGI (Common Gateway Interface) en un servidor Web para dirigir los datos a una base de datos. La configuración de una aplicación CGI en un servidor Web la suele realizar un administrador de red. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 17 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 18 Preparación del archivo para la salida Cuando el documento PDF de Adobe ya está creado, puede distribuirlo de varias formas. Puede guardar el documento en un servidor, enviarlo al sitio Web de su empresa o incluirlo como archivo adjunto de un mensaje de correo electrónico o incluso grabarlo en un CD. Como los documentos PDF de Adobe pueden verse mediante el software Adobe Reader gratuito, puede estar seguro de que cualquier persona que reciba el documento podrá abrirlo. Si distribuye un documento electrónicamente, existen varias acciones que deberá realizar para que el archivo sea lo más compacto y manejable posible. Por ejemplo, puede reducir el tamaño del archivo o estructurarlo para que pueda leerse en dispositivos de mano o en lectores de pantalla. Naturalmente, siempre puede imprimir los documentos PDF de Adobe. Acrobat proporciona muchas herramientas para garantizar la máxima calidad posible de los documentos PDF impresos. Por ejemplo, imagine que tiene un folleto con separaciones de color que debe enviar a imprimir. Acrobat dispone de herramientas avanzadas para generar, previsualizar y ajustar las separaciones de color, definir marcas y sangrados y acoplar transparencias. O bien suponga que un documento PDF se ha creado a partir de un diagrama esquemático que incluye imágenes en escala de grises. Con las funciones avanzadas de administración de color puede forzar la impresión en blanco y negro y conseguir que las imágenes no "desaparezcan" en una copia impresa. Antes de imprimir un documento PDF, puede utilizar las funciones de comprobación de Acrobat para verificar si el documento es válido para la producción impresa. Cómo obtener ayuda Adobe proporciona una serie de opciones para aprender a utilizar Acrobat, como la Ayuda completa, consejos de herramientas e instrucciones breves en la interfaz, denominadas Instrucciones de uso. En el sitio Web de Adobe se proporcionan recursos adicionales, incluidos tutoriales, información para la solución de problemas y guías para desarrolladores. La Ayuda completa incluye información esencial acerca del funcionamiento de todos los comandos, funciones y herramientas de Acrobat, así como los métodos abreviados de teclado, las preguntas más frecuentes e ilustraciones a todo color. Para ver la Ayuda completa, elija Ayuda > Ayuda completa de Acrobat 6.0. La información de la Ayuda completa también está disponible en un documento PDF en el CD de Adobe Acrobat 6.0. Puede imprimir este archivo para utilizarlo como material de referencia. La Ayuda completa y las Instrucciones de uso dan por sentado que dispone de unos conocimientos básicos acerca del ordenador y su entorno operativo, como el uso del ratón y de los menús y comandos estándar. También se presupone que sabe abrir, guardar y cerrar archivos. Para obtener ayuda acerca de alguno de estos temas, consulte la documentación de Microsoft Windows o Mac OS. Para obtener información avanzada acerca del uso de la Ayuda completa, la ventana Instrucciones de uso y los consejos de herramientas, elija "Uso de la Ayuda en pantalla" en la página 1. La siguiente tabla puede servirle de ayuda para encontrar determinados recursos de ayuda, según el tipo de información que esté buscando. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 18 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 19 Si... No tiene ninguna experiencia en Acrobat Pruebe lo siguiente... · Lea la información de la sección "Introducción" en la página 11. · Consulte "Descripción del área de trabajo" en la página 25. · Coloque el puntero sobre una herramienta para ver su nombre. · Utilice los temas de Instrucciones de uso para obtener información acerca de las principales tareas de Acrobat. Si la ventana Instrucciones de uso no está abierta, seleccione Ayuda > Instrucciones de uso > Ventana Instrucciones de uso. Está actualizando desde una versión anterior de Acrobat · Consulte "Introducción a las nuevas funciones" en la página 7 para obtener más información sobre las nuevas funciones de Acrobat 6.0. · Examine la información de "Trabajo con Acrobat" en la página 20 para obtener más información sobre tareas específicas. Necesita instrucciones · Consulte la ventana Instrucciones de uso para ver si incluye un tema relacionado con la tarea. Si es necesario, elija Ayuda > Instrucciones de paso a paso uso > Ventana Instrucciones de uso para abrir la ventana Instrucciones de uso. · Utilice alguno de los tutoriales disponibles en el sitio Web de Adobe. (Consulte "Uso del soporte técnico en línea" en la página 23.) · Utilice el índice o la búsqueda de la Ayuda completa para buscar información específica sobre una función. Está buscando · Busque la función en la Ayuda completa o en el índice de la Ayuda información detallada completa. acerca de una función Necesita información acerca de una opción concreta de un cuadro de diálogo · Seleccione la opción y busque la descripción que aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo. Muchos cuadros de diálogo incluyen descripciones de sus opciones. · Haga clic en el botón Ayuda del cuadro de diálogo, si está disponible, para abrir un tema de Ayuda contextual relativo a ese cuadro de diálogo. Necesita respuestas a algunos problemas comunes · Consulte "Preguntas más frecuentes" en la página 411. · Busque en la base de datos de soporte técnico y en la sección Acrobat Top Issues en el sitio Web de servicio de atención al cliente de Acrobat. (Consulte "Uso del soporte técnico en línea" en la página 23.) · Vaya a http://partners.adobe.com/asn/acrobat/index.jsp (sólo Es un desarrollador que necesita recursos técnicos disponible en inglés) en el sitio Web de Adobe. Para obtener más información sobre los recursos disponibles, consulte "Adobe Solutions Network" en la página 24. Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 19 Ayuda para Adobe Acrobat Professional Aprendizaje de Adobe Acrobat Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 20 Trabajo con Acrobat Los usuarios utilizan Acrobat para muchas tareas. Quizá esté preparando documentos PDF de Adobe para colocarlos en su intranet. Quizá le gustaría utilizar Acrobat para preparar el documento antes de llevarlo a imprimir. O bien para hacer uso de las nuevas funciones de revisión e inserción de comentarios de Acrobat a fin de iniciar, participar y administrar la revisión de un documento PDF de Adobe. En esta sección encontrará indicaciones para ir a información específica en la Ayuda completa sobre algunas de las tareas más comunes de Acrobat. Si desea llevar a cabo una revisión: · · · Prepare la revisión. (Consulte la sección "Acerca del envío de documentos para su revisión" en la Ayuda completa.) Pida a los revisores que incluyan notas, ediciones del texto y otros comentarios. (Consulte "Acerca de la adición de comentarios" en la Ayuda completa.) Reciba los comentarios de los revisores y consolídelos en el documento PDF original. Esto se realiza automáticamente dentro del ciclo de revisión. También puede agregar comentarios al documento original si éste fue creado en MS Word 2002. (Consulte "Cómo exportar comentarios PDF de Adobe a un documento de Word" en la Ayuda completa.) Resuma e imprima los comentarios. (Consulte "Impresión de un resumen de comentarios" en la Ayuda completa.) Realice un seguimiento de las revisiones en curso. (Consulte "Uso del Rastreador de revisiones" en la Ayuda completa.) Cree el documento PDF de Adobe convirtiendo un archivo PostScript ® mediante Distiller® para conseguir un mayor control de los componentes PDF. (Consulte "Creación de archivos PDF de Adobe a partir de archivos PostScript" en la Ayuda completa.) O bien cambie la configuración de la conversión si está creando un documento PDF en una aplicación de creación o en Acrobat. (Consulte "Creación de una configuración personalizada de PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Compruebe la integridad estructural del documento. (Consulte "Acerca de las comprobaciones" en la Ayuda completa.) Haga una previsualización de las separaciones y transparencias. (Consulte "Previsualización de separaciones de color" y "Previsualización del acoplado de transparencias" en la Ayuda completa.) Ajuste la configuración de impresión para que la salida de los colores, las marcas, los sangrados, las separaciones, las transparencias y otros aspectos del documento sea correcta. (Consulte "Definición de las opciones de impresión avanzadas" en la Ayuda completa.) · · Si desea crear un documento con una salida de alta calidad: · · · · Si desea trabajar con capas de AutoCAD o Visio en un documento PDF (Windows): · Cree un documento PDF de Adobe e incluya solamente las capas que desee del archivo de AutoCAD o Visio. (Consulte "Conversión de archivos de Microsoft Visio" y "Conversión de archivos de Autodesk AutoCAD" en la Ayuda completa.) Cómo utilizar Ayuda | Contenido | Índice Página anterior 20